Tại sao doanh nghiệp lại cần tập trung số hóa tài liệu hậu đại dịch Covid-19?

Số hóa tài liệu đang trở thành một thuật ngữ xuất hiện ngày một phổ biến. Và trong bối cảnh hậu đại dịch Covid-19 hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng giải pháp này vào quản lý và các hoạt động kinh doanh của mình.

Vậy tại sao các doanh nghiệp lại tập trung vào số hóa tài liệu hậu đại dịch Covid-19? Hãy cùng OES tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi từ hệ thống thông thường sang hệ thống kỹ thuật số. Nói một cách khác, số hóa là chuyển các dữ liệu từ tài liệu văn bản dạng giấy lên phần mềm để dễ dàng quản lý, theo dõi và đánh giá hơn.

Ví dụ như số hóa tài liệu dạng giấy với những khổ giấy lớn, chuyển sang dạng tập tin khác dễ sử dụng với các thiết bị điện tử như JPG, PDF, TIF,...

Đây là một phương pháp tối ưu lưu trữ dữ liệu nhằm giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin. Bên cạnh đó, giải pháp này còn giúp doanh nghiệp chỉnh sửa và tài sử dụng các tài liệu khi chuyển đổi từ dạng tài liệu này sang dạng tài liệu khác.

Xem thêm: Số hóa tài liệu E-learning chỉ trong 4 bước

Lợi ích của số hóa tài liệu đối với các doanh nghiệp hậu đại dịch Covid-19

Theo nhận định của các chuyên gia tại Diễn đàn kinh doanh năm 2020 do Forbes Việt Nam tổ chức, mặc dù nền kinh tế Việt Nam suy giảm và chịu nhiều tổn thất nhưng vẫn đạt được ở mức tăng trưởng cao trong khu vực châu Á. Tuy nhiên không thể chủ quan bởi mô hình tăng trưởng của Việt Nam chủ yếu là xuất khẩu và đầu tư, nên các ảnh hưởng từ đại dịch phần nào ảnh hưởng đến thương mại và dịch chuyển của các vốn đầu tư.

Số hóa tài liệu trở thành một trong những giải pháp hữu dụng nhất bởi những lý do sau:

Cải thiện khả năng đào tạo nhân viên nội bộ

Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ chi phí và thời gian để đào tạo nhân viên nội bộ. Với phương pháp đào tạo thông thường, doanh nghiệp phải đầu tư cho cơ sở vật chất, thuê người giảng dạy, chi phí in ấn các tài liệu dạng giấy,... vô cùng tốn kém.

Với giải pháp số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể chuyển đổi toàn bộ những tài liệu bảng giấy thay đổi bằng định dạng khác. Phương pháp này được đánh giá là dễ học, dễ tương tác và dễ thu hút học viên hơn. Không chỉ vậy, nhân viên có thể linh hoạt tham gia học tập theo thời gian biểu của bản thân. Họ không cần bỏ thời gian đến các lớp học, buổi thuyết giảng sau giờ làm việc nữa mà có thể tự học qua các tài liệu đã được định dạng dễ dàng sử dụng bằng các thiết bị điện tử.

=> Số hoá tài liệu bằng hình thức Gamification thú vị như thế nào?

Thúc đẩy nền kinh tế không tiếp xúc

Sự phát triển của nền kinh tế thương mại điện tử và thanh toán không tiền mặt đã tăng trưởng nhanh nhất từ trước đến nay. Mặc dù đại dịch Covid-19 gây tổn thất cho nền kinh tế toàn cầu song, mặc tích cực hiếm hoi đó là thúc đẩy nhanh sự dịch chuyển trong hành vi mua sắm tiêu dùng trên Internet, từ đó đẩy mạnh sự phát triển của nền kinh tế không tiếp xúc.

Theo ông Nguyễn Xuân Thành, đại học Fulbright, nhiều doanh nghiệp đa quốc gia đầu tư ra nước ngoài sẽ chú trọng đầu tư lại tại thị trường nội địa nhiều hơn. Những hoạt động trực tuyến trở nên quen thuộc và thu hút nhiều sự tham gia của các đơn vị khác. Đây có thể là bước đột phá lớn đối với những doanh nghiệp ứng dụng công nghệ, thực hiện chuyển đổi số hoặc số hóa các tài liệu trong quản trị và vận hành kinh doanh.

Với nhu cầu của người tiêu dùng, việc số hóa các tài liệu trở thành một giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp chuyển đổi các tài liệu của mình lên hệ thống chung. Tài liệu, thông tin của sản phẩm được tiếp cận rộng rãi đến nhiều đối tượng khách hàng hơn, từ đó giúp đẩy mạnh nền kinh tế ứng dụng công nghệ thông tin - không tiếp xúc.

Tái định vị lại thương hiệu 

Môi trường kinh doanh năm 2020 và 2021 đều ẩn chứa những rủi ro khó lường từ hệ quả của dịch bệnh, chiến tranh thương mại cho đến những bất ổn về chính trị hay các chính sách tiền tệ. 

Theo một phân tích của BCG cho thấy có 41% doanh nghiệp tham gia tin rằng tăng trưởng sẽ quay lại trong khi có 28% doanh nghiệp cho rằng sẽ thiếu tài chính vững mạnh trong tương lại. Ngoài ra, một số doanh nghiệp cho rằng sự linh hoạt và các hoạt động số hóa các tài liệu sẽ trở thành một lợi thế cạnh tranh của các đối thủ.

Hiện tại các doanh nghiệp ứng phó với đại dịch bằng việc chuyển hướng sang các dịch vụ số hóa các tài liệu, đưa tài liệu lên các hệ thống, phần mềm để dễ dàng kiểm soát và thực hiện hơn. Hình thức này giúp đổi mới sáng tạo, giảm chi phí và tập trung vào các lĩnh kinh doanh trực tuyến để nắm bắt nhu cầu của thị trường.

Các doanh nghiệp muốn tái tạo phát triển thị phần nội địa thì cần đổi mới sáng tạo bộ sản phẩm, cũng như hệ thống vận hành đáp ứng đầy đủ nhu cầu thị yếu khách hàng trong bối cảnh mới.

Xem thêm: Khi số hóa tài liệu trở nên phổ biến, các trường đại học có còn tồn tại?

Kết

Số hóa tài liệu có những lợi ích không ngờ với các doanh nghiệp không chỉ trong thời điểm hậu đại dịch Covid-19 mà còn trong tương lai dài hạn. Mặc dù tình hình kinh tế còn nhiều khó khăn và rủi ro, nhưng chắc chắn với sự kết hợp sử dụng số hóa vào các tài liệu trong việc quản lý và điều hành kinh doanh sẽ đem lại những hiệu quả to lớn.

Để tìm hiểu thêm về hệ thống phần mềm E-Learning cũng như E-Learning trong học tập và đào tạo, hãy liên hệ ngay với OES – Công ty CP Dịch vụ Đào tạo trực tuyến để nhận được những tư vấn phù hợp trong con đường triển khai E-Learning của doanh nghiệp, tổ chức và trường học nhé!